"...Probabilmente l'ERP in azienda racchiude il 20% - 30% dei dati presenti in azienda. Questi sono i dati che risiedono nei database (Sql server,Oracle, DBII, ..) e sono quindi quelli che si riferiscono ad anagrafica clienti, anagrafica fornitori, cicli, etc.. Gli stessi dati spesso vengono poi consolidati attraverso strumenti OLAP (gestione multidimensionale), che lavorano però sempre su dei dati strutturati.

L'80% delle informazioni sono invece destrutturate e fuori controllo perché vengono gestite via carta, posta elettronica o fax e, di conseguenza, risulta difficoltoso tenere traccia delle correzioni e delle continue revisioni apportate.
Ad esempio, le copie della documentazione cartacea non permettono di mantenere l'informazione in essa contenuta sotto controllo perché non è possibile inserire l'aggiornamento rispetto all'originale (un cliente di AbleTech eseguiva addirittura 11 copie di ogni contratto, con conseguenze disastrose in caso di modifica).
Il pezzo di carta è dunque il più pesante documento che esista. Nonostante ciò, le decisioni tattiche e strategiche della dirigenza aziendale dovrebbero considerare anche questo 80% di informazioni fuori controllo.

Un altro problema legato all'archiviazione dei documenti in azienda è legato alla gestione dei file e delle cartelle: per rintracciare un file è necessario ricostruirne il percorso nelle cartelle create da un utente terzo ed individuare quindi il nome corretto.
Questo è effettivamente un problema rilevante per le aziende perché l'attività di ricerca di un documento o di un'informazione è un'attività a valore aggiunto nullo.

Attraverso un applicativo di Document Management, invece, il documento cartaceo viene dematerializzato e passa da "pesante" a "leggero". Il documento cartaceo può quindi essere archiviato, dopo essere stato identificato con un codice a barre posizionato sullo stesso i cui estremi vengono memorizzati nell'ERP presente in azienda. Inoltre attraverso lo stesso programma di gestione documentale è possibile inviare i documemti al cliente o al fornitore richiedente in molto meno tempo e con uno sforzo decisamente inferiore.
Di fondamentale importanza è anche la tipologia dei dati gestibili attraverso un applicativo di gestione documentale: con questi applicativi è , infatti, possibile gestire ed archiviare non solo fatture note o documenti tecnici, ma anche mail, fax o filmati..."